In Allgemein, Tipps und Tricks

Jeder von uns  hat Termine zu planen und zu organisieren. Um seine ganzen Termine nicht zu vergessen, sollte man sich einen übersichtlichen Terminkalender zulegen. Hmm… die Frage ist aber,  welcher ist der Beste??

Für jede Art von Termin gibt es einen passenden Terminkalender.  Hier seht Ihr eine Auswahl von unterschiedlichen Terminübersichten:

Monatskalender
Tischkalender
Taschenkalender
Wandkalender
Terminplaner Ringbuch
Tagespläne
Urlaubspläne
Elektronischer Terminplaner
Planungstafel

Man sollte einfach mal ausprobieren und testen, nur so kann man herausfinden und  für sich selbst entscheiden, was zu einem passt. Ich denke jeder hat seinen „Favorit“ und weiß nach einer gewissen Zeit, welcher Terminkalender der Beste ist.

Nach diesen Kriterien solltet Ihr vorgehen, um einen Termin zu planen:

Beteiligte Personen -> (Wer? und Wie viele?)
Was ist das für ein Termin -> (Was? Thema?)
Wann findet der Termin statt -> (Wann? Zeitpunkt?)
Wo findet der Termin statt? -> (Wo? Anfahrt?)
Dauer des Termins -> (Wie lange?)
Wie wichtig ist der Termin? (Priorität)
Pufferzeiten einplanen (Zeitreserve zwischen zwei Terminen)
Abstimmung mit beteiligten Personen und sonstigen festen Terminen

Kurz gefasst: stellt die W-Fragen, so seid Ihr auf der richtigen Seite!!

Natürlich muss man nicht nur einen haben. Ich bin der Meinung, man hat einen besseren Überblick, wenn man nicht nur einen Terminkalender verwaltet, sondern mehrere. Ich habe zum Beispiel einen im Geschäft auf meinem Computer, in elektronischer Version. Den anderen habe ich immer in meiner Tasche, also einen Taschenkalender, den ich immer überall dabei habe und jederzeit von unterwegs aus einen Überblick über meine Termine habe.

Wenn man seinen Terminkalender nicht regelmäßig aktualisiert, hat man keinen Überblick. Deshalb empfehle ich Euch einen von diesen Terminplanern zu benutzen und regelmäßig die Termine einzutragen. So vergisst man keinen Termin und vermeidet Ärger mit Kunden,  Mitarbeitern oder sogar mit seinem Vorgesetzten.

Hier noch ein paar Tipps und Hilfen für Euch:

Achtet bei der Terminverwaltung auf die unterschiedlichen Arten von Terminen. Schreibt zuerst alle festen Termine wie zum Beispiel mit Geschäftspartnern, Sitzungen, Seminare, Urlaub, Geburtstage und Jubiläum in Euren Terminkalender.

So schafft Ihr einen Überblick

Schreibt bei der Terminvergabe Uhrzeit, den Namen, den Treffpunkt, die Telefonnummer und den Anlass in den Terminkalender. So könnt Ihr die Terminfestsetzung nochmals überprüfen und könnt schnell reagieren, sollte es zu Terminabänderungen mit Kunden oder Geschäftspartnern kommen. Achtet  darauf, dass Ihr Euch bei der Termineinhaltung nicht zu sehr unter Druck setzt und plant Zeit bis zum nächsten Termin mit ein.

So könnte die Gestaltung des Terminkalenders ungefähr aussehen.

!! Zum Schluss, was Ihr Euch unbedingt merken solltet !!:

Vorgesetzte und Mitarbeiter – getrennte Terminkalender

Termine immer abstimmen
neue Termine gleich eintragen
Pufferzeiten einhalten
Prioritäten setzen
Externe Termine haben Vorrang vor interne Termine
Urlaubszeiten, Brückentage, Feiertage und interne Termine sollten berücksichtigt werden

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Viel Erfolg